Modulo di denuncia

Se inviate una segnalazione, come whistleblower, tramite l‘homepage di EMCO, dovete dare anticipatamente il vostro consenso al trattamento dei dati, spuntando la casella alla fine dell'informativa sulla protezione dei dati. Si prega di leggere molto attentamente le informazioni sulla protezione dei dati qui sotto riportate, prima di presentare una denuncia.

Di seguito vi informiamo in merito alla raccolta, all’elaborazione e all’uso dei dati personali nell’ambito del sistema di segnalazione, nel caso la stessa avvenga tramite telefono, lettera oppure attraverso l’apposito modulo sulla homepage EMCO, o ancora, se comunicata personalmente. Vi preghiamo pertanto di leggere attentamente le seguenti avvertenze sulla protezione dei dati prima di effettuare una notifica.

I. Finalità del sistema di segnalazione ed elaborazione dei dati

Il sistema di segnalazione è utilizzato per ricevere e trattare in modo sicuro e riservato, le notifiche di (presunte) violazioni legislative o gravi violazioni delle norme interne.

Il trattamento dei dati personali nell'ambito del sistema di segnalazione, si basa sul legittimo interesse di EMCO di individuare e prevenire le irregolarità e di prevenire i relativi danni e rischi da esse derivanti (articolo 6, paragrafo 1, f). Inoltre, la direttiva dell'Unione Europea sulle segnalazioni di irregolarità richiede l'istituzione di un sistema di segnalazione che consenta ai dipendenti ed ai terzi di avere la possibilità di proteggere le segnalazioni di violazioni commesse dalla società.

Se la segnalazione ricevuta riguarda un dipendente EMCO, il trattamento è finalizzato anche a prevenire i reati o altre violazioni connesse al rapporto di lavoro.

L'elaborazione dei vostri dati identificativi avviene sulla base di un consenso informato (articolo 6, paragrafo 1, lettera a del DSGVO). Di norma, la revoca del consenso può avvenire soltanto entro un mese dal ricevimento della notifica, poiché in alcuni casi EMCO, secondo l’art. 14 paragrafo 3 lettera a del DSGVO, è tenuta a informare l'indagato, entro un mese, in merito alle accuse ed alle indagini a suo carico. Ciò comprende la conservazione, la tipologia dei dati, la destinazione del trattamento, l'identità del titolare del trattamento e - se giuridicamente necessario – del segnalante, in modo che non sia più possibile interrompere il trattamento o cancellare i dati di identificazione. Il periodo di recesso può essere abbreviato, ad esempio quando la natura della notifica richiede l'intervento diretto di un'autorità pubblica o di un organo giurisdizionale, in quanto, una volta che la segnalazione è stata fatta all'autorità pubblica o al giudice, i dati di identificazione sono contenuti sia nel fascicolo di procedura EMCO, sia nel fascicolo dell'autorità giudiziaria.

II. Trattamento dei dati personali

L'utilizzo del sistema di segnalazione è volontario. A tal fine, quando si presenta una notifica, si raccolgono i seguenti dati e informazioni personali:

• Il vostro nome, se rivelate l‘identità,
• I vostri contatti, se messi a disposizione,
• Il fatto di aver inviato un messaggio tramite il sistema di segnalazione,
• Se lavorate per EMCO e
• nel caso, nome ed altri dati personali delle persone menzionate nella notifica.

I dati forniti al sistema di segnalazione sono criptati e protetti da password, limitando l'accesso a una cerchia ristretta di collaboratori EMCO esplicitamente autorizzati. Questi membri del personale autorizzati esaminano i fatti segnalati e, se necessario, procedono ad un ulteriore accertamento dei fatti in relazione ai singoli casi, mantenendo i dati riservati. Tuttavia, la riservatezza non può essere garantita in caso di deliberata assunzione di false informazioni per screditare una persona (delazione).

In alcuni casi, EMCO ha l'obbligo giuridico di informare l'indagato delle accuse a suo carico. Ciò è necessario per legge, a condizione che sia oggettivamente stabilito che la comunicazione di informazioni all'accusato non può in alcun modo compromettere la chiarezza concreta delle indicazioni. In questo modo non viene rivelata l‘identità dell‘informatore - per quanto giuridicamente possibile - e si garantisce inoltre che non sia possibile risalire all’identità stessa.

Nell'ambito della procedura di notifica o di un'indagine può essere necessario comunicare informazioni ad altri dipendenti EMCO o a dipendenti delle filiali EMCO, ad esempio se le informazioni si riferiscono a operazioni nelle controllate EMCO.

Ove necessario ai fini dell'informazione, una trasmissione a una controllata EMCO in un paese non appartenente all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo può avvenire sulla base di adeguate garanzie in materia di protezione dei dati a tutela delle persone interessate. Si noti che non tutti i paesi terzi dispongono di un livello di protezione dei dati riconosciuto adeguato dalla Commissione Europea. Per i trasferimenti verso paesi terzi in cui non esiste un livello adeguato di protezione dei dati, prima di procedere alla divulgazione, assicuriamo che il destinatario disponga di un livello adeguato di protezione dei dati (ad esempio, accordo di adeguatezza della Commissione Europea o accordo delle cosiddette clausole contrattuali standard dell'UE con il beneficiario) ovvero i nostri utenti diano un consenso esplicito.

Facciamo sempre in modo che la comunicazione delle informazioni avvenga nel rispetto delle pertinenti disposizioni in materia di protezione dei dati. Ove richiesto dall'obbligo di legge o dalla normativa in materia di protezione dei dati posspno essere informati - in quanto altre categorie di destinatari rilevanti - autorità incaricate dell'applicazione della legge, autorità antitrust, altre autorità amministrative, i tribunali e le società di avvocati e di revisione internazionali incaricate da EMCO. Chiunque abbia accesso ai dati ha l'obbligo di riservatezza.

I dati personali sono conservati per tutto il tempo necessario a chiarire e a valutare se sussiste un interesse legittimo dell'impresa o un obbligo giuridico. In seguito i dati vengono cancellati conformemente alle disposizioni di legge. La durata dell'archiviazione dipende in particolare dalla gravità del sospetto e dell'eventuale violazione comunicata.

III. I vostri diritti

Ai sensi della normativa europea in materia di protezione dei dati, voi e le persone menzionate nella segnalazione avete il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e, in alcuni casi, di trasferimento dei dati. Inoltre, per motivi derivanti dalla sua particolare situazione, potete opporvi al trattamento dei vostri dati personali a condizione che il trattamento sia effettuato nell'interesse pubblico o sulla base di un equilibrio di interessi. L'opposizione può essere di forma non formale e, se possibile, deve essere trasmessa ai recapiti indicati nella presente informativa sulla protezione dei dati.

Se ci si avvale del diritto di ricorso, esaminiamo immediatamente la necessità dei dati registrati, in particolare per il trattamento di una segnalazione. I dati non più necessari vengono immediatamente cancellati e potrete anche revocare il consenso in qualsiasi momento. Si prega di tenere conto delle informazioni relative al sistema di segnalazione e al trattamento dei dati". Avete inoltre il diritto di presentare reclami all'autorità austriaca per la protezione dei dati (www.dsb.gv.at).

IV. I vostri interlocutori

I vostri contatti per l’esercizio dei vostri diritti e maggiori informazioni, sono disponibili sul sito www.emco-world.com o su info.at@emco-world.com.

Il nostro ufficio legale è a vostra disposizione in qualsiasi momento come referente per le questioni relative alla protezione dei dati:

EMCO GmbH
Legal Affairs
Salzburger Straße 80
5400 Hallein
 

---